10 lời khuyên hữu ích để viết Email Chuyên Nghiệp

Nguồn bài viết: 10 lời khuyên hữu ích để viết Email Chuyên Nghiệp

Cick. Và nó đã được gửi đi, bây giờ bạn sẽ không thể làm gì ngoài việc nhận được những thư trả lời bất ngờ. Tin nhắn văn bản và tin nhắn hộp thư đến nhanh chóng nhận được sự hài lòng của người dùng Internet và làm cho mọi người quên cách viết một tin nhắn văn bản. email chuyên nghiệp Làm sao

Hàng ngày bạn gửi email cho nhiều người khác nhau, và những email này vô cùng quan trọng, nó thể hiện khía cạnh chuyên nghiệp của bạn. Có một số quy tắc mà bạn phải tuân theo để công việc của bạn có hiệu quả.

Bạn có thể nghĩ rằng email không quan trọng trong thời đại Internet ngày nay nhưng hãy nghĩ lại! Theo khảo sát của tổ chức toàn cầu McKinsey, do Đại Tây Dương , người lao động chi 650 giờ một năm cho email! Điều này đủ để khẳng định tầm quan trọng của email trong công việc. Một email chuyên nghiệp có thể giúp ai đó có được sự nghiệp nhưng nếu không được thực hiện tốt cũng có thể hủy hoại sự nghiệp của ai đó, vì vậy bạn phải cẩn thận để không lãng phí thời gian cho những thứ liên quan đến họ. .

Nếu bạn muốn nhận hỗ trợ hoặc lời khuyên, email của bạn không nên trở thành mối đe dọa cho người khác. Trả lời email cho công việc hàng ngày là khá bận rộn. Vì vậy, không ai muốn hộp thư đến của mình tràn ngập những email vô nghĩa và không liên quan đến công việc mà chẳng có giá trị gì cả.

Mẹo hữu ích để viết email chuyên nghiệp

Vậy viết email chuyên nghiệp như thế nào mới là điều bạn quan tâm? Làm thế nào để bạn gửi những email không chỉ mang lại cho bạn câu trả lời tích cực mà còn mang lại cho bạn nhiều cơ hội hơn? Bây giờ, bất kể bạn đang làm trong ngành gì (Freelancer hay làm việc cho một công ty), chắc chắn tốt hơn là có một địa chỉ email chuyên nghiệp cho công việc. Tránh sử dụng các địa chỉ email miễn phí như Gmail, Yahoo cho công việc chuyên môn và sử dụng địa chỉ email với tên miền của riêng bạn. Dưới đây là hướng dẫn tạo địa chỉ email chuyên nghiệp với G Suite và Gmail.

Dưới đây là 10 mẹo hàng đầu để viết một email chuyên nghiệp.

Hãy nghĩ về nó

“Hãy suy nghĩ kỹ trước khi hành động.” Hãy nghĩ về những email bạn gửi đi. Hãy suy nghĩ kỹ về những gì bạn viết trong email, vì nó có thể phản ánh tính cách của bạn và chỉ ra những điểm chưa tốt của bạn.

Suy nghĩ về cách bạn muốn phản hồi. Hiểu người nhận, biết nhiều thông tin về họ, đặc điểm của họ và mức độ bận rộn của họ, v.v. Bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng Gmail – Rapposystem cung cấp thông tin được thu thập từ các dịch vụ mạng xã hội về người dùng trong trang tổng quan thư. Nếu bạn không hiểu rõ ràng về mục đích của email, bạn có thể gửi những email không rõ ràng hoặc mang tính quảng cáo, điều này sẽ không giúp ích gì cho bạn và người nhận.

Quyết định loại email bạn đang gửi và những gì bạn mong đợi nhận được. Mục đích càng rõ ràng, email của bạn càng được chú ý. Hãy suy nghĩ trước khi bạn nhấn nút “Gửi”

Một tiêu đề có ý nghĩa

Một trong những phần thường bị bỏ qua nhất đối với người dùng email là không nhận ra tầm quan trọng của các dòng tiêu đề. Một dòng tiêu đề vô nghĩa, không có dòng tiêu đề hoặc với tất cả các chữ cái viết hoa trong dòng chủ đề có thể khiến người nhận email bỏ qua hoặc ném nó vào thùng rác. Bạn không bao giờ được bỏ qua chủ đề của email, vì người nhận có thể nhìn vào nó để quyết định có mở thư hay không. Đảm bảo rằng email của bạn được chú ý và thêm một số giá trị cho người nhận

Các tiêu đề cần tránh:

• “Quan trọng! Làm ơn trả lời đi!”
• “Cấp bách!”
• “Câu hỏi nhanh”
• Trống
• “CẦN BẠN TRẢ LỜI NGAY LẬP TỨC”

Các tiêu đề này đi kèm với:

• “45 người đã xác nhận. Chúng ta cần một căn phòng lớn hơn? “
• “Hãy theo dõi ______”

Càng rõ ràng càng tốt, dòng tiêu đề của bạn càng rõ ràng và ngắn gọn, thì khả năng người nhận sẽ đọc được tin nhắn càng cao. Nhiều nhà tiếp thị thông minh thêm “Re:” vào trước dòng tiêu đề email như một phản hồi và đối với tôi, có vẻ như bạn đang khao khát tiếp thị. Khi bạn đang gửi email, bạn nên tránh sử dụng phương pháp này, cho đến khi bạn thực sự tuyệt vọng để đảm bảo rằng người nhận sẽ mở email của bạn.

Chào và giới thiệu bản thân

Đó là một quy tắc kinh doanh để chào người nhận. Lời chào “Hoa lily thân mến“tốt”Xin chào / Xin chào Lily”Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Nếu bạn đang liên hệ với một công ty, tốt hơn hết là bạn nên tìm hiểu xem ai sẽ nhận email và chào họ thay vì nói “Cho bất cứ ai có liên quan”!

Để bắt đầu Gửi email, nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi email cho họ, hãy cố gắng giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Bạn nên làm điều gì đó như sau:

“Tôi là Duy Anh. Tôi là một nhà thiết kế web tự do và đã làm việc cho các khách hàng như ABCD. Bạn có thể tìm thấy các bài viết của tôi tại Dieuhau.com. “

Điều này cho phép người nhận ghi nhớ tên của bạn cùng với công việc của bạn và nó giúp họ ghi nhớ cho các cuộc trò chuyện sau này. Mặc dù tôi thích nó đi kèm với từ “Chào buổi sáng”, điều đó dường như không có ý nghĩa đối với lần tiếp xúc đầu tiên.

Một vài câu

Trò chuyện một chút thường không có hại. Chỉ một câu như tôi đã đề cập ở trên – “Chúc một công việc tốt”, “Chúc một ngày cuối tuần vui vẻ”, v.v. sẽ rất hữu ích khi đi kèm với email của bạn. . Nó sẽ làm cho email của bạn được đón nhận. Nó cũng sẽ không sao nếu bạn đề cập một chút nhận xét về thời tiết.

Đừng đi lòng vòng

Nêu vấn đề một cách rõ ràng và ngắn gọn. Bây giờ bạn đã tạo ra một phản hồi tốt, dòng tiêu đề và phần giới thiệu cần phải khớp với nội dung.

Không ai có đủ thời gian và kiên nhẫn để đọc “cuốn tiểu thuyết tuyệt vời của Mỹ” bị giới hạn trong Email của bạn. Vì vậy, hãy tránh đường vòng và đi thẳng vào vấn đề. Đề cập những gì bạn muốn liên hệ với họ trong phần này. Người nhận chắc chắn không muốn một bài luận với hình thức và nội dung hoàn toàn quen thuộc được gửi đến mail của họ.

Vì vậy, hãy đảm bảo thông điệp của bạn ngắn gọn và dễ hiểu. Nếu bạn có một danh sách, hãy sử dụng danh sách có dấu đầu dòng và cách viết chữ khoa học giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung .. Đừng lạm dụng biểu tượng cảm xúc và tránh những phông chữ kỳ lạ.

Tôn trọng và khiêm tốn

Có những lúc email trở thành “Cuộc chiến ngọn lửa”. (Chiến tranh nóng). Về cơ bản, đó là một cuộc tranh cãi được tạo nên “nóng” bởi những tranh luận bằng lời nói dưới dạng email. Điều này thường xảy ra trong các trường hợp sau:

• Gửi thư với tất cả các chữ cái viết hoa
• Nhận xét về ngữ pháp hoặc dấu câu
• Trả lời cùng một nội dung email cho nhiều người
• Nhận trợ giúp về công nghệ thông tin mà không có hệ thống thông tin cụ thể

Thể hiện sự khiêm tốn và tôn trọng trong những khoảng thời gian này sẽ tránh được tranh cãi với các địa chỉ email mà bạn liên hệ. Mỗi người có một khả năng khác nhau để hiểu, đó là bản chất của con người và hãy chịu đựng nó. Thể hiện sự tôn trọng với đồng nghiệp của bạn và địa chỉ bạn liên lạc khi gửi thư.

Dấu câu và ngữ pháp

Bạn không cần phải là người thành thạo ngữ pháp trong việc gửi email, nhưng sửa lỗi là điều bạn nên làm. Lỗi ngữ pháp trong mẫu đơn xin việc gửi qua email cũng có thể khiến bạn mất cơ hội nhận được một công việc tốt. Bạn chỉ trích những người mắc nhiều lỗi ngữ pháp hơn bạn, nhưng sau đó bạn lại bị chỉ trích bởi một người cẩn trọng hơn bạn. Bản chất của con người là phán xét điều gì đó và bạn cần phải tìm ra và sửa chữa những sai lầm đó. Một lỗi nhỏ như “Your / You’re” có thể thay đổi toàn bộ nội dung của một email.

Hãy chắc chắn rằng những từ bạn sử dụng có trong từ điển! Một số từ không có trong từ điển được sử dụng ví dụ như – “Irregardless, looser / loosing,” vv Sử dụng những từ đơn giản nếu người nhận không thể hiểu được từ đó, họ chắc chắn sẽ khó chịu và rời khỏi email này.

Đọc và sửa đổi

Xem lại mọi thứ một lần nữa. Kiểm tra lại Email của bạn từ đầu đến cuối trước khi nhấn nút gửi. Đọc và sửa lỗi có thể giúp tránh những sai lầm khiến bạn đỏ mặt.

Dưới đây là danh sách những điều bạn nên kiểm tra trước khi gửi email:

• Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn
• Lời chào thích hợp
• Giới thiệu bản thân
• Vấn đề của bạn – đưa nó thành ý tưởng
• Kiểm tra lỗi ngữ pháp, dấu câu hoặc định dạng.
• Chữ ký và lời cảm ơn.

Đừng gửi email khi bạn tức giận

Hai quy tắc đơn giản để viết email chuyên nghiệp – Không bao giờ gửi email khi đang say hoặc đang tức giận. Gửi email trong hai trường hợp này có thể hủy hoại sự nghiệp của bạn!

Trong mọi trường hợp, đây không phải là lúc để nói chuyện. Vì vậy, đừng bao giờ khoe khoang hoặc tức giận khi viết email. Điều đó sẽ tạo cho bạn một ấn tượng xấu .. Chúng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến cuộc sống nghề nghiệp của bạn

Vì vậy, bạn cần thời gian để bình tĩnh lại và một khoảng thời gian khác để trả lời tin nhắn.

Thử điện thoại

Chúng tôi cũng có điện thoại! Đôi khi có những việc mail không làm được, trong khi điện thoại có thể làm được trong vài phút. Một cuộc trò chuyện qua điện thoại có thể không lâu bằng Email.

Vì vậy, hãy đứng dậy và gọi cho người nhận và xem họ có thể yêu cầu những gì. Nói chuyện một cách thuyết phục, nhẹ nhàng và đưa ra một điều gì đó có giá trị cho họ. Cảm ơn họ vì đã dành thời gian và nói rằng bạn mong nhận được phản hồi từ họ sau khi họ suy nghĩ về điều đó. Điện thoại của bạn chắc chắn sẽ sớm nhận được cuộc gọi từ họ.

Mặc dù tôi thích sự riêng tư của email, nhưng tôi thấy rằng một cuộc gọi điện thoại có thể giúp mọi thứ nhanh chóng hơn.

Vậy là xong, giờ thì bạn đã biết nghệ thuật gửi email chuyên nghiệp cho công việc rồi đấy. Bạn đã nhận được những gợi ý để sử dụng hiệu quả email trong giao tiếp kinh doanh chưa? Xin vui lòng để lại suy nghĩ và bình luận của bạn.

Và cuối cùng bạn cần một địa chỉ Email chuyên nghiệp để làm việc, không phải là những email miễn phí, hãy sử dụng email dưới tên miền trang web hoặc tên công ty của bạn. Và nếu bạn định viết Email Marketing thì đây là 10 sai lầm tiếp thị nội dung mà các nhà tiếp thị nên tránh mà bạn nên đọc.

[mks_button size=”medium” title=”Đăng Ký Email Chuyên Nghiệp Dung Lượng Không Giới Hạn” style=”squared” url=”http://email.ezamedia.com” target=”_blank” bg_color=”#000000″ txt_color=”#FFFFFF” icon=”” icon_type=”” nofollow=”1″].

Xem thêm nhiều bài viết về : Affiliate Marketing

Bản quyền thuộc: thuthuatkiemtien.com

from thuthuatkiemtien.com https://ift.tt/330ilaE
via thuthuatkiemtien.com